Năng Suất

12 Giờ Để Quản Lý Thời Gian Tốt Hơn

Pinterest LinkedIn Tumblr

Chúng ta quá bận rộn để quản lý thời gian! Nhưng, nếu bạn có thể làm điều đó trong 12 giờ thì sao? Có lẽ không ngay khi làm tất cả cùng một lúc – một vài giờ một ngày trong suốt một tuần, có thể, hoặc thậm chí nửa giờ một ngày trong một vai tuần thì sao? Dường như điều đó có thể thực hiện được, phải không? Giống như một vài điều gì đó bạn có thể tự mình làm phải không?

12 Giờ Để Quản Lý Thời Gian Tốt Hơn
12 Giờ Để Quản Lý Thời Gian Tốt Hơn

Công việc. Con cái. Trường học. Các môn thể thao. Công việc làm thêm. Nghề nghiệp của người bạn đời. Cuốn tiểu thuyết vĩ đại tiếp theo của Hoa Kỳ. Công việc đan len. Tu sửa lại phòng tắm của khách. Mang chiếc xe ô tô của bạn đi bảo dưỡng để cải thiện hoạt động máy móc lên 30.000 dặm. Liên tục và liên tục – Có vẻ như là chúng ta có rất nhiều điều cần làm. Dường như điều chúng ta không bao giờ có đủ là thời gian.

Tôi nghĩ tất cả chúng ta điều biết chúng ta nên làm gì nhưng viễn tưởng chúng ta đều tập hợp lại và ngồi xuống nhau, dành thời gian để thiết lập một hệ thống mà ta tin rằng nó hiệu quả cho bản thân (và chúng ta tin tưởng bản thân mình có thể hoàn thành công việc) thì thật là đáng ngại. Và hơn nữa nó rất tốn thời gian –  thời gian chính là những gì mà chúng ta không có.

Chúng ta quá bận rộn để quản lý thời gian!

Nhưng, nếu bạn có thể làm điều đó trong 12 giờ thì sao? Có thể không phải làm tất cả mọi việc một lần – một vài giờ một ngày trong suốt một tuần, có thể, hoặc thậm chí chỉ nửa giờ một ngày trong một vài tuần thì sao? Điều này nghe có vẻ khả thi hơn, đúng vậy chứ? Nghe giống như vài điều gì đó mà bạn có thể tự mình làm đúng không nào?

Dưới đây là những vấn đề chính của một hệ thống hoàn hảo bạn có thể thực hiện trong vòng 12 giờ (hoặc ít hơn). Hãy dành cho bản thân một hoặc ba tuần để bắt đầu khởi động, duy trì nó và theo dõi xem liệu thời gian bạn đầu tư vào nó vào thời điểm này có trả lại cho bạn nhiều sự chậm trễ hay không.

1. Thiết lập lịch cá nhân (4-6 giờ)

Sử dụng lịch cá nhân online như Google Calendar hay 30 Boxes để cài đặt nhắc nhở mọi sự kiện trong cuộc sống của bạn, đặc biệt các sự kiện mang tính chất định kỳ như ngày thanh toán hóa đơn, trò chơi đá bóng của con bạn và các lần đi mua sắm. Tôi đề xuất một lịch trình hơn là một dịch vụ nhắc nhở giống như Sandy bởi vì bạn sẽ muốn xem các sự kiện tiếp theo của bạn là gì và lịch trình là định dạng mà tất cả chúng ta đều quen thuộc.

Tôi khuyên bạn nên ghi chú những điều này trong một ứng dụng lịch khác với lịch trình chính của bạn. Nếu bạn thích ý tưởng xem xét mọi thứ, giả sử, Outlook, hầu hết những ứng dụng lịch online cung cấp nguồn dữ liệu iCal mà bạn có thể đăng ký trong Outlook. Nó được gọi là “Nhắc nhở” và mở nó như một lịch thứ hai. Nếu bạn đặt nó vào lịch chính của bạn, thì bạn có thể thấy rằng nó trở nên quá lộn xộn để sử dụng – đặc biệt trong chế độ xem theo tháng ở đó thì hầu hết các lịch chỉ hiển thị những mục đầu tiên mỗi ngày.

Cài đặt tất cả các sự kiện sau trong lịch của bạn:

  • Ngày thanh toán hóa đơn gas
  • Ngày thanh toán hóa đơn điện
  • Ngày thanh toán tài sản thế chấp/thuê
  • Ngày thanh toán hóa đơn điện thoại (cố định và di động)
  • Ngày thanh toán hóa đơn cáp/vệ tinh
  • Ngày thanh toán bảo hiểm
  • Sao chép dữ liệu máy tính (hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng, phụ thuộc vào mức độ sử dụng của bạn – hãy kết xuất dữ liệu tự động nếu bạn có thể)
  • Thu gom rác (cài đặt nhắc nhở vào tối hôm trước)
  • Thay dầu ba tháng một lần
  • Nâng cấp hoạt động máy móc mỗi năm một lần
  • Nâng cấp hoạt động các máy móc quan trọng ba năm một lần
  • Các cuộc hẹn với nha sĩ sáu tháng một lần
  • Kiểm tra mắt với bác sỹ nhãn khoa mỗi năm một lần
  • Bất kỳ các cuộc hẹn định kỳ khác với bác sĩ
  • Dự trữ thuốc theo đơn mỗi tháng một lần (2 lần nhắc nhở – một lần để gọi thanh toán, một lần để nhận thuốc)
  • Ngày thanh toán hóa đơn dịch vụ Netflix/Tivo/XM/ khác.
  • Lên danh sách tạp hóa cần phải mua (một ngày trước ngày đi mua sắm thường xuyên của bạn)
  • Thời gian và ngày của bất kỳ chương trình TV mà bạn xem thường xuyên
  • Ngày cuối cùng của tháng một (để kiểm tra giấy tờ thuế)
  • Một ngày hoặc vài ngày đầu năm để làm thuế hoặc liên hệ với người khai thuế của bạn
  • Ngày 15 tháng 4 (Hoặc bất kỳ ngày nộp thuế nào phụ thuộc vào nước của bạn)
  • Ngày bắt đầu và kết thúc năm học, bắt đầu và kết thúc kỳ nghỉ học
  • Sinh nhật, kỷ niệm, giáng sinh, ngày Valentine và những ngày nghỉ quan trọng khác (cài đặt hai lời nhắc nhở – một ngày để nhắc bạn gọi hoặc làm những việc khác và một ngày sớm hơn hai tuần trước đó để mua quà, nếu cần hoặc lên kế hoạch bữa tiệc)
  • Tu sửa nhà cửa hàng tháng, hàng quý, hàng năm (xem danh sách bên dưới)
  • Bất kỳ ngày nào khác cần làm một công việc cụ thể trong những dịp đặc biệt mỗi tuần, tháng hoặc năm

Cũng có thể thêm những ngày sau, mà không cần nhắc nhở:

  • Ngày kết thúc của tất cả các chu kỳ thanh toán ở trên
  • Ngày thanh toán cho bất kỳ các khoản thanh toán tự động nào (và đó là một ý tưởng hay, trong khi bạn sử dụng nó để cài đặt thanh toán hóa đơn tự động càng nhiều càng tốt)
  • Ngày gửi tiền trực tiếp
  • Ngày chuyển khoản ngân hàng tự động
  • Ngày thanh toán cổ tức cổ phiếu đầu tư/ngày tái đầu tư
  • Bất kỳ ngày nào khác quan trọng với bạn để bạn biết nhưng không yêu cầu thực hiện ngay lập tức.

Trong lịch chính của bạn mà bạn sử dụng để theo dõi kế hoạch hàng ngày của bạn, sắp xếp thời gian như sau:

  • Mua sắm đồ tạp hóa (hàng tuần)
  • Giặt là (hàng tuần)
  • Các bữa ăn gia đình
  • Thanh toán hóa đơn (hai tháng một lần – tuần đầu tiên và tuần thứ ba của tháng có lẽ là hợp lý. Danh sách trong phần ghi chú tất cả các hóa đơn đến hạn trong vòng nửa tháng sau mỗi ngày thanh toán hóa đơn)
  • Bất kỳ cuộc họp hàng tuần, hai tuần hay hàng tháng
  • Các sự kiện thể thao dành cho trẻ em (ví dụ như chơi bóng đá hàng tuần vào mỗi thứ bảy từ ngày 15 tháng 9 đến ngày 12 tháng 12)
  • Những hoạt động khác của trẻ con (lớp học nghệ thuật, học piano, đi thăm ông bà vào mỗi tuần thứ ba v.v.. )
  • Công việc dọn dẹp cuối tuần
  • Thời gian đi làm
  • Các buổi tập thể dụng
  • Chơi golf/đạp xe/các môn thể thao khác
  • Đánh giá hàng tuần (lên kế hoạch 2 giờ bất cứ khi nào bạn ít bị làm phiền nhất) – đảm bảo rằng bạn sử dụng đáng giá hàng tuần của bạn để ghi thêm bất kỳ nhắc nhở mới nào bạn cần
  • Thời gian viết lách (nếu bạn muốn viết lách một giờ một ngày, hãy lên lịch mỗi giờ một ngày – đừng cho rằng bạn sẽ có thời gian một giờ rảnh rỗi mỗi ngày)
  • Những thói quen khác (Giống như sở thích viết lách)
  • Bất kỳ lớp học nào bạn đăng kí
  • Giảm thời gian nghỉ ngơi (tôi lên lịch ít nhất một giờ mỗi ngày cho bất cứ điều gì gây ấn tượng với tôi)
  • Bất kỳ khoảng thời gian khác nào mà bạn biết bạn cần phải ở một nơi cụ thể hoặc làm một việc cụ thể. Ngoại lệ duy nhất là công việc làm 8 tiếng một ngày của bạn, nếu bạn có một kế hoạch cho các hoạt động mà bạn sẽ làm trong công việc của mình chứ không phải công việc đó.

Bạn sẽ phải sử dụng phán đoán riêng của mình về các kế hoạch sự kiện nào cần nhắc nhở, sự kiện nào không cần nhắc nhở. Tôi không cài đặt thời gian nhắc nhở vì tôi có đủ thời gian để nhìn vào lịch của tôi và thấy rằng các khoảng thời gian đó đã được sắp xếp cụ thể. Mặt khác, tôi có cài nhắc nhở trước15 phút cho tất cả các lớp mà tôi dạy vì vậy tôi biết khi nào tôi cần bắt đầu vào lớp khi tôi ở trường.

2. Cài đặt mật khẩu hệ thống (2-3 giờ)

Sử dụng một chương trình giống như KeePass hoặc mật khẩu bảo vệ trang tính hay bất cứ hệ thống nào bạn cảm thấy an toàn nhất thì bạn nên sử dụng một thứ – nếu bạn có nhiều mật khẩu nhưng không theo hệ thống, bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian dù cho bạn đang thử mọi mật khẩu thích hợp mà bạn có thể nhớ hay tìm kiếm liên tục thông qua email, các tệp dữ liệu hoặc mẩu giấy trên bàn mọi nơi bạn ghi mật khẩu. Trong một hoặc hai khu vực, hãy luôn ghi lại mọi tài khoản đăng nhập và mật khẩu mà bạn có. Hãy đảm bảo rằng bạn nhận được thông tin trong tất cả các trường hợp sau:

  • Các tài khoản ngân hàng (bao gồm mã pin thẻ tín dụng)
  • Thẻ tín dụng
  • Tài khoản chứng khoán
  • Email
  • Dịch vụ Internet
  • Các dịch vụ thanh toán trực tuyến
  • Dịch vụ điện thoại
  • Các phương tiện dịch vụ chung
  • Thành viên các trang mạng xã hội (Yahoo, Google, YouTube, Facebook, LinkedIn, MySpace, flickr, WordPress.com, Digg, Reddit, Blogger, OpenID, etc.)
  • Trang web đăng nhập của bạn, FTP và thông tin bảng quản trị
  • Bất kỳ MySQL hay các cơ sở dữ liệu khác mà trang web của bạn sử dụng
  • Các tài khoản công việc
  • Dịch vụ cho phép đỗ xe
  • Các dịch vụ DMV trực tuyến/dịch vụ chính phủ khác
  • Các ứng dụng web
  • Các mã số (key) đăng ký phần mềm( không chỉ là mật khẩu kỹ thuật, mà còn nhiều trình quản lý mật khẩu bao gồm các phần cho các mã số đăng ký – có ích nếu khi bạn cần cài đặt lại Windows)
  • Bất kỳ tài khoản nào khác đều phải có mật khẩu

3. Tạo ra các bản liệt kê (2-3 giờ)

Tạo một thư mục mới trên máy tính của bạn gọi là “Danh sách kiểm tra AAAAA” (hoặc @danh sách kiểm tra dành cho bạn, những người hâm mộ David Allen), để sắp xếp lên đầu thư mục Documents của bạn. Việc tạo ra một danh sách cho các công việc định kỳ và lưu chúng vào thư mục, vì vậy bạn có thể dễ dàng in chúng ở bất cứ đâu bạn cần. Một vài danh sách bạn có thể tham khảo bao gồm như  bên dưới:

  • Danh sách tạp hóa (với mọi thứ bạn thường xuyên mua để bổ sung; danh sách của tôi được sắp xếp theo các kệ hàng hóa trong cửa hàng mà tôi mua sắm vì vậy tôi có thể di chuyển nhanh chóng để mua sắm những thứ cần thiết mà ít bị gián đoạn thời gian nhất.)
  • Tu sửa nhà cửa hàng tháng (ví dụ: thay đổi màng lọc không khí, kiểm tra máy phát hiện khói, v.v…)
  • Tu sửa nhà cửa hàng quý (ví dụ: làm sạch máng nước, thay pin máy phát hiện khói, kiểm tra bình chữa cháy, v.v…)
  • Kiểm tra xe mùa đông/mùa hè (ví dụ: kiểm tra chất làm mát, bộ tản nhiệt xả, thêm dây xích truyền động/lốp xe dự phòng, v.v…)
  • Chuẩn bị đồ dùng cho kỳ nghỉ
  • Trang trí Giáng Sinh

4. Giữ các bản cập nhật đánh giá hàng tuần

Bạn đã lên kế hoạch đánh giá trong phần 1 – thì hãy đảm bảo bạn làm đúng như kế hoạch đó. Trong quá trình đánh giá hàng tuần, hãy dành 10 phút để cài đặt lời nhắc nhở cho bất kỳ sự kiện định kỳ nào bạn có thể bỏ lỡ trong phần cài đặt đầu tiên của mình, cũng như bất kỳ lời cam kết mới nào mà bạn đã thực hiện. Kiểm tra kế hoạch và đảm bảo bạn đã dành đủ thời gian thích hợp cho bất kỳ nhiệm vụ mới nào bạn cần thực hiện trong tuần tiếp theo nếu cần thiết, bạn có thể sắp xếp lại các khoảng thời gian đã được lên kế hoạch để sắp xếp lại cho phù hợp. Kiểm tra những việc tiếp theo để sắp xếp thêm vào kế hoạch của bạn – ví dụ, nếu sinh nhật con bạn sắp đến, bạn sẽ cần khoảng thời gian để đặt quà và lên kế hoạch thực hiện tiệc sinh nhật, v.v…

Hãy trở nên tốt hơn, chứ không phải hoàn hảo

Tất nhiên có rất nhiều cơ hội cho bạn học hỏi. Điều này có ý nghĩa như một điều cốt lõi của hệ thống; bạn sẽ thấy rằng có nhiều cách khác làm bản thân bạn hoạt động hiệu quả hơn. Quản lý mật khẩu, ví dụ, chỉ là một hệ thống tham khảo giúp bạn tiết kiệm thời gian nhiều hơn – Bạn sẽ suy nghĩ tìm ra cách phù hợp với hoàn cảnh của bản thân. Đối với ngôi nhà của tôi, việc giữ bức thư được sắp xếp theo thứ tự là một công việc quan trọng, vì vậy tôi cài đặt một trung tâm quản lý thư trong các khay thư dành cho đối tác, dành cho cá nhân tôi, một khay dành cho các hóa đơn và một khay các phiếu giảm giá và tờ rơi (nó mất khoảng 30 phút, trong trường hợp bạn muốn thêm vào kế hoạch 12 giờ của bạn). Bạn có thể không có vấn đề gì với thư nhưng bạn cần phải theo dõi tạp chí.

Có một kế hoạch chắc chắn giúp bạn tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian trong cuộc sống của bạn. Khi bạn bắt đầu xem toàn bộ bức tranh thời gian của mình, bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm mọi thứ không tồn tại trong hệ thống theo cách mới và tự tìm ra các giải pháp để khắc phục chúng. Thay vì băn khoăn với vấn đề đó, chỉ cần lên kế hoạch một hoặc hai giờ để quan tâm theo dõi nó – đối với các dự án lớn hơn nên dành ba hoặc bốn giờ để thực hiện nó.

Khi bạn đã bắt đầu nắm bắt được lịch trình của mình, bạn sẽ thấy rằng bạn không chỉ vượt lên trên lịch trình của mình (thay vì nó luôn trong đầu bạn!) Mà tâm trí bạn sẽ thoải mái hơn. Thay vì lo lắng về những gì sắp tới, hay thậm chí là những gì bạn nên làm ngay bây giờ, bạn sẽ chỉ kiểm tra lịch trình của mình và biết phải làm gì. Năng lượng mà bạn từng sử dụng để lo lắng và đôi khi hoảng loạn thì bạn có thể sử dụng tốt hơn để theo đuổi ước mơ của mình.

Còn bạn thì sao? Những hoạt động trong 1-2 giờ nào giúp bạn quản lý thời gian?

Write A Comment